Tout savoir sur le Kbis : un document indispensable pour les entreprises en France

Créer une société en France implique de nombreuses démarches administratives, parmi lesquelles l’obtention du Kbis. Le Kbis est un document qui est d’une importance juridique capitale pour les entreprises. D’ailleurs, il est tout à fait indispensable pour toutes les sociétés en France. En effet, il fournit des informations importantes sur les entreprises, telles que leur numéro d’immatriculation, leur statut juridique, leur date de création, et bien plus encore. Dans cet article, nous avons rassemblé les réponses aux questions les plus fréquentes concernant le Kbis. Que vous soyez un entrepreneur débutant ou expérimenté, vous trouverez ici toutes les informations dont vous avez besoin pour comprendre le Kbis et son importance pour votre entreprise.

Qu’est ce qu’un Kbis, et dans quel contexte pouvons-nous avoir besoin d’un extrait Kbis ?

Un Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce qui atteste de l’existence juridique d’une entreprise en France. Il contient des informations importantes que nous avons cité précédemment dans l’introduction de cette FAQ. Quoi qu’il en soit, , il faut absolument prendre en considération le fait que l’extrait Kbis est un texte officiel très utilisé pour, par les entreprises, les entrepreneurs et certains auto-entrepreneurs (dans le cadre où d’une activité commerciale). En effet, il est souvent réclamé dans le cadre de demandes administratives. Voici donc quelques exemples concrets où l’extrait kbis est exigé :

lorsque vous ouvrez un compte bancaire professionnel ;
afin de conclure un contrat avec un fournisseur ;
lorsque vous demandez un crédit ou un prêt afin de financer un projet ;
en cas de contrôle fiscal.

Il est vrai que dans ce genre de situation, l’extrait Kbis est une pièce essentielle pour montrer que la compagnie existe d’un point de vue juridique.

Une compagnie qui n’a pas de Kbis peut-elle exercer ?

En réalité, fonctionner sans avoir un extrait Kbis valide est tout à fait impossible pour toute entreprise. En effet, ce document officiel approuve l’existence légale de l’entreprise. Et c’est ce même document qui permet d’exercer une activité économique de manière légale. De plus,c’est aussi un élément primordial en ce qui concerne les relations avec les tiers. Par conséquent, une compagnie qui ne détient pas ce document officiel ne peut pas avoir de production économique de manière légale. En résumé, l’extrait Kbis est une pièce indispensable pour l’immatriculation et pour la partie législative de toute entreprise. C’est pour cette raison qu’il est obligatoire de détenir cet identifiant et de le mettre à jour régulièrement. Toutes les entreprises immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) en France ont l’obligation de posséder un extrait Kbis.

À quel moment une société fait-elle sa demande de Kbis ?

L’obtention de cet identifiant peut être nécessaire à plusieurs moments dans la vie d’une entreprise. Voici quelques exemples :

Lors de la création de la société. Pour être en mesure de prouver son existence légale auprès des associés d’affaires ou des différents partenaires financiers

En effet, se voir octroyer un identifiant Kbis intervient généralement lorsque l’on démarre une entreprise. Ce type de démarche est nécessaire, car elle permet d’attester auprès des différents partenaires et associés, de l’inscription de l’entreprise au registre du commerce et des sociétés. Cela peut inclure des tiers qui éventuellement, demandent la présentation de preuves tangibles de l’existence et de la bonne santé de l’entreprise, avant de conclure une quelconque affaire. Ce numéro d’identification d’entreprise peut également être nécessaire lorsque votre société veut participer à des appels d’offres.

Un document utile pour la vente ou le rachat d’une compagnie

Effectivement, ce document peut être nécessaire afin de vérifier la légalité de l’opération, mais aussi la santé financière de la société. De même, ce document peut faire preuve de la capacité de la compagnie à honorer ses engagements.

Un extrait Kbis pour tout financement, pour rassurer les banques et leur prouver qu’une compagnie est bien crédible.

Encore une fois, ce type de document peut tout à fait faire la différence dans ce genre de circonstance, car il a le pouvoir de rassurer les établissements bancaires. Effectivement, il donne du poids à l’entreprise et assure un peu plus sa crédibilité, notamment à l’occasion d’une demande de crédit bancaire.

Enfin, cet identifiant est utile, notamment en ce qui concerne un appel d’offres public : ce dernier prouve la capacité d’une entreprise à réaliser la prestation demandée.

Comment faut-il faire pour récupérer l’identifiant Kbis d’une compagnie ?

Tout d’abord, vous devez savoir que l’extrait Kbis représente un texte officiel qui certifie l’existence légale d’une entreprise. Alors, si pour une raison ou une autre, il est nécessaire que vous ayez accès à un extrait kbis, nous vous conseillons de poser directement la question au greffe du tribunal de commerce de la région à laquelle vous êtes rattaché, qui est l’organisme compétent et qui sera autorisé à vous fournir un tel document. De même, il est tout à fait envisageable de récupérer un extrait Kbis en ligne sur les sites spécialisés en ce qui concerne les procédures administratives des compagnies Françaises. Par contre, il convient d’être méfiant quant au choix du site, afin d’éviter les pièges et les arnaques en tout genre. Quoi qu’il en soit, il est nécessaire et important, de vérifier l’authenticité du document avant de l’utiliser pour une quelconque formalité administrative.

Est-il possible de remplacer le Kbis par un autre document ?

La réponse est sans équivoque : un grand non. En effet, au niveau des instances, rien n’a jamais été mis en place pour remplacer l’extrait Kbis, pour attester de l’existence officielle d’une entreprise. Cela pour la simple et bonne raison que ce texte est le seul document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce. Bien entendu, d’autres documents sont fréquemment demandés pour diverses occasions. C’est notamment le cas du certificat d’inscription au Répertoire des Métiers (RM) pour les entreprises artisanales, ou encore le certificat d’inscription au Registre des Sociétés (RS) pour les entreprises commerciales. Mais il est clair que ces documents ne peuvent en aucun cas remplacer ou faire office d’extrait Kbis. Si l’on vous demande de prouver l’existence officielle d’une entreprise, vous n’avez qu’une seule option : l’extrait Kbis. Ce dernier reste donc le texte officiel pour toutes les formalités liées à la vie juridique de l’entreprise.

Combien de temps reste valable un Kbis ?

À partir du moment où l’on vous a envoyé le document, il restera valable, le temps de 3 mois. Cela signifie que l’extrait Kbis doit être retéléchargé régulièrement si vous tenez à attester de la légalité et de l’existence de l’entreprise. Ce document est nécessaire dans bien des situations, et vous devez être en mesure de le présenter, dès que la demande vous en est faite. C’est pour cette raison qu’il est important de ne pas attendre que l’extrait soit caduc. Cela pourrait tout à fait vous permettre d’éviter tout problème juridique ou financier. En tout cas, ce texte fait véritablement office de carte d’identité d’entreprise, et est indispensable pour la vie juridique et économique de la compagnie.

Pourquoi demander un extrait Kbis de moins de 3 mois ?

En matière de durée de validité, il est important de préciser que cette période de 90 jours pour l’extrait Kbis ne concerne pas les informations qui y sont contenues. En effet, celles-ci peuvent évoluer au fil du temps, notamment en cas de changement de situation de l’entreprise. En cas de doute sur l’authenticité ou l’exactitude des données, il est possible de contacter le greffe du tribunal de commerce de votre région pour vérifier la véracité du document fourni par l’entreprise.

Quelle est la différence entre un Kbis et un numéro Siret ?

Dans le monde compliqué de l’entrepreneuriat, le numéro SIRET et le Kbis sont deux notions importantes qui permettent d’identifier une compagnie. Le terme SIRET est l’acronyme de « Système d’Identification du Répertoire des Établissements ». Il s’agit en fait de l’identifiant unique qui permet à chaque établissement rattaché à une entreprise en France d’être répertorié et identifié. Il est constitué de 14 chiffres et est octroyé par l’INSEE à l’occasion de la création de l’entreprise. En revanche, le Kbis contient de nombreuses informations. Rappelons que ces dernières sont les suivantes :

le nom de la compagnie ;
l’adresse principale de la compagnie ;
le secteur d’activité ;
le montant de l’apport en capital.

Contrairement au numéro SIRET qui est attribué à chaque établissement, le Kbis représente l’entreprise dans sa globalité. Pour résumer plus simplement, le numéro SIRET permet d’identifier chaque établissement d’une entreprise tandis que le Kbis atteste de l’existence légale de l’entreprise dans son ensemble.

Exemple concret :

L’identifiant SIRET permet de bien faire la distinction entre les différents points de vente d’une chaîne de magasins.
Le Kbis permet de montrer l’existence légale d’une entreprise par exemple, pour un financement envers une banque.

C’est pour cela qu’il est impératif de bien faire la différence entre ces deux notions afin qu’elles soient utilisées correctement au niveau des démarches administratives et juridiques de l’entreprise.

Pourquoi certaines entreprises n’ont-elles pas d’identifiant Siret sur le Kbis ?

Bien que l’identifiant Siret soit une donnée importante pour toute société (puisqu’il permet leur identification auprès des différentes administrations), dans certains cas, il peut arriver que certaines d’entre elles n’aient pas de numéro Siret sur leur Kbis. Il peut s’agir notamment d’établissements qui sont en cours de création qui n’ont pas encore été immatriculés. Il peut s’agir aussi de sociétés étrangères qui n’ont pas encore effectué les formalités d’immatriculation en France. Dans certains cas rares, des erreurs peuvent aussi être commises lors de l’immatriculation, entraînant l’absence d’identifiant Siret sur le document officiel.

À quelle occasion peut-on avoir besoin d’un extrait Kbis ?

Pour répondre correctement à cette question, il faut déjà comprendre l’utilité d’un tel document. Il peut être nécessaire dans le cadre de différentes formalités administratives ou commerciales. Voici quelques exemples concrets de personnes ou d’organismes ayant besoin d’un Kbis :

les fournisseurs souhaitant vérifier la crédibilité d’un client potentiel ;
les banques, avant d’accorder un emprunt à une compagnie ;
les associés en affaire, avant de signer un contrat avec une compagnie ;
les investisseurs souhaitant prendre une décision d’investissement.

Un identifiant Kbis est-il nécessaire en tant qu’autoentrepreneur ?

Si vous êtes un autoentrepreneur, la loi ne vous oblige pas à détenir un Kbis. Ceci, pour la simple et bonne raison que ce texte est réservé aux entreprises privées immatriculées au RCS, alors si vous êtes prestataire de service, ce n’est pas la peine passer par la case Kbis. Toutefois, cela ne vous dispense pas de vous faire connaitre auprès des organismes concernés. C’est notamment le cas lorsque vous souhaitez obtenir un numéro SIRET. Il peut également être utile de présenter d’autres documents attestant de sa situation professionnelle, tels que l’attestation de déclaration de début d’activité ou l’attestation de l’URSSAF.

Commencer à travailler en attendant un identifiant Kbis, c’est possible ?

Si le fait d’exercer une activité commerciale est votre objectif, vous n’aurez d’autre choix possible que de vous immatriculer à la chambre de commerce et d’industrie (CCI). D’ailleurs, il est aussi envisageable de le faire auprès de la chambre des métiers et de l’artisanat (CMA). Cela dépendra simplement de l’activité que vous voulez faire. Cette démarche permet d’obtenir un numéro SIRET nécessaire à la déclaration de votre activité auprès de l’administration fiscale et sociale. Cependant, l’obtention du Kbis peut prendre quelques semaines, voire quelques mois, selon la manière dont votre dossier a été constitué. Il est donc possible de commencer à travailler avant d’obtenir le Kbis, mais sous certaines conditions. Il est important de vérifier la légalité de cette situation, car certaines activités réglementées nécessitent la possession du Kbis pour pouvoir exercer. En tout cas, si vous pensez être dans une telle situation et qu’elle nécessite que vous deviez commencer à travailler le plus rapidement possible, nous vous suggérons de vous renseigner auprès des autorités compétentes pour éviter tout risque de sanction.

Pour résumer, le Kbis est un texte officiel qui est obligatoire pour les compagnies qui sont enregistrées en France. Ce document officiel sert de preuve pour la création de toute entreprise, ainsi que de sa capacité à réaliser des transactions commerciales. Bien que certaines entreprises puissent être exemptées de l’obligation d’avoir un Kbis, il est fortement recommandé d’en disposer pour des raisons de transparence et de crédibilité par rapport à vos différents collaborateurs. C’est pour cette raison qu’il faut être vigilant quant à la validité d’un Kbis. (Rappelons qu’il l’est durant 3 mois). Pour cela, vous avez la possibilité de le récupérer sur les sites web spécialisés.

Tout savoir sur le Kbis : un document indispensable pour les entreprises en France